Googleは、革新的なツールを数多く提供している。その多くが、基本的に無料で利用できるから素晴らしい。今回取り上げるのは、Web上でオフィスソフトを利用できる「Googleドキュメント」だ。

利用してみたユーザーの多くが、「機能が限られる」「使いづらい」といった感想を抱くだろう。僕もそう思う部分がたくさんあった。

だが、このツールは無料なのである。気に入らなければ使わなければいいのだ。最も得な使い方は、このツールに適した使い方を見つけて、便利に活用することに尽きる。

今回は、そんな視点から使い道を探ってみたいと思う。

大前提として、このソフトはWeb上で完結していることを理解して使いこなしたい。アプリケーションがブラウザー上で動作し、ファイルもオンラインで専用のスペースに保存するのが基本だ。ちょっと気をつけなければいけないのが、モバイル時でもネットがつながる環境でなければ利用できないことだ。たとえば、移動中の新幹線でもネットにつながらない環境なら、ファイルを編集しようと思っても、利用できないのである。

それがもちろんメリットでもある。参照したいファイルをWebスペースに無料で置いておけるのだ。もちろん、オンライストレージにファイルをアップロードして置くユーザーもいるだろう。だが、ダウンロードしたファイルを編集したら、再度アップロードするのはかなり面倒だ。フォルダーの同期を取るなど何かしらの設定をしなければならない。

Googleドキュメントなら、Web上のファイルを開いて編集し、保存すれば、常に同じデータが保てる。フォルダーの指定などをせずにただ保存しても、自分用のWebスペースに記録されるのだ。

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