Outlook 2007のマークは非常に便利だ

Outlook 2007は、着信したメールに手動でマークを付ける機能が非常に充実している。マークには2つの種類が用意されており、便利に使い分けられる。1つは、ToDoアイテムのフラグだ。このマークは旗の形をしており、右クリックするだけで「今日」「来週」などの期限が設定できる。さらにそのメールが、自動的に仕事（つまりToDo）の要件として登録される。ToDoは、スケジュール画面でも確認が可能だ。届いたメールに作業が含まれている場合には、右クリックだけで簡単に期限を切った行動リストに加えられるのだ。これは非常に便利だ。

さらに、「クイック クリック」という別のマークも用意されている。こちらは、6色の色分けによる分類だ。色の使い方は自分で考えて決めればよい。必要なら、「赤は支払い」など、名前を変えることもできるようになっている。

とても優れているのが、1つのメールに対して複数の色分けができること。例えば「赤と紫」といった設定が可能なのだ。これによって「重要な　支払い」「重要ではない　支払い」など、複合的な手動仕分けができるのだ。

クリック クリックによる色の仕分けは、「分類されたメール」の検索フォルダーに自動でピックアップできる。複数の色を付けたメールは、それぞれの色分けにまたがって表示される。例えば、「黄、紫」の2つのマークを付けた場合には、黄色と紫色両方の分類にちゃんと収まるのだ。

このようなマークを付けていく手動によるメールの管理は、作業が終わり次第マークを消していくのが重要だ。マーク付きのメールがやたらに増えると、必要なものが不要なメールに紛れてしまい、対応ができなくなる。

とはいえ、Outlook 2007のように6種類もの色分けが自在にできれば、「絶対に重要なメールはオレンジにしよう」など、自分なりの重要度基準を作って上手に管理できるだろう。

僕は、いつも使っているメインマシンと、外出先に持ち出す携帯ノートの両方でメールを管理しているのだが、振り分けを含めた、すべての情報をサーバー上で管理して、好きな場所から見られるようになって欲しいものだ。

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