ドキュメントスキャナーの定番、富士通「ScanSnap」が「S510」へとマイナーチェンジした。モデルチェンジの目玉は、OCR機能が採用されたこと。WordやExcelへのファイル変換に対応したのだ。ドキュメントスキャナーがどこまで仕事に役立つか、僕の普段の使い方をご紹介、最新機能を検証してみたい。

さて、僕は当初、資料の蓄積を目的としてドキュメントスキャナーを導入した。途中でモデルは変わっているが、もう、5〜6年は使い続けているだろう。だが、あらゆる資料をデータ化しておくという理念はもろくも崩れ去っている。デジタル化しようが、しまいが、結局いらない資料は不要なのだ。当たり前だが。

万に一つも必要な可能性のある資料をデジタル化しておけば、1年に一度くらいは「よかった」と思える場面に遭遇しそうだと考えたがムダだった。そんな資料は、データ化する手間を掛けるより、捨ててしまった方が早い。結局、作業と結果のパフォーマンスが適正ではないのだ。ごみ箱の入り口に自動でスキャンできる仕組みでも付けてくれるなら、話は別かもしれないが……。

現在、あえてデータ化している資料は、どう考えても必要なモノばかりだ。各種の契約書、車検証、保証書、生命保険の証書、住宅ローンの残高明細、会社の謄本──絶対に取っておくべき資料をデータ化している。もちろん、紙も捨てていないのだが、ペーパーはファイルに入れて倉庫に保存してしまう。こうすると、間違っても捨てることがなく、書類もなくならない。

ところが、時折、この種の重要書類費が必要になる場面が出てくる。そんな時に、いちいち倉庫に出かけなくて済む。パソコンのファイルを見るだけでOKなのだ。

とはいえ、そんな使い方では、利用頻度が少なすぎて、高価なドキュメントスキャナーがもったいない。しかし、心配には及ばない。いまや、FAXとして大活躍しているのだ。

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