PDFファイルを使う機会が日増しに増えている。Word、Excelなどの定番ソフトなら、ファイルをそのまま渡しても特に問題ないのだが、他のソフトでは相手が読めないケースが多い。officeに標準搭載されていない場合もあるPowerPointやAccessなどは、持っていないユーザーも珍しくないのだ。Visioなどレアなソフトで作成したデータは、まず読めないと思って間違いない。こんな時には、PDFファイルにして渡すのが手っ取り早い。PDFなら、無料のリーダーが標準化しているので、ほとんどの相手が読めるはずだ。

つい1、2年前までは、PDFは読めればOKだった。マニュアルなどがPDFで提供された際に、リーダーで読む作業がほとんどだったからだ。ところが最近は、ビジネスの現場でも定番ソフト以外のデータをメールで送るために、PDF形式で出力したいケースが増えているのだ。

さて、最近はニーズの増加もあってか、低価格なPDF作成ソフトが大量にリリースされている。今回はその中でも定番の「いきなりPDF Professional 2」（ソースネクスト）を利用してみる。また、PDFファイルをOCRで読み取って、編集可能なテキストやWord、Excelのファイルに変換する「いきなりPDF to Data Professional 2」も合わせてチェックしてみよう。

今回の記事執筆に当たって、何本かのフリーソフトやオンラインソフトも試してみたが、エラーが出て変換が停止したり、別途PDFWriterソフトをインストールしておかなければならず、やや面倒だった。ビジネスユースで取引先とのデータ交換を念頭に置くなら、やはり市販ソフトが安心だ。今回取り上げた両ソフト共に、税込み定価で2970円と価格は手ごろなのもうれしいところだ。

「いきなりPDF Professional 2」の利用は簡単で、まず最初に出力の詳細を設定しておく。あらかじめいくつかの設定パターンが用意されていて、圧縮率やアクロバットリーダーの互換性、透かしの有無などで選択できるようになっている。さらに、パスワードなどを設定したい場合には、自分で別の設定を作って保存しておくことも可能だ。

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