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「報」「連」「相」をブログで実現〜社内の情報共有に生かす(3)

2006年8月22日

(関 信浩=シックス・アパート代表取締役)

日本企業の情報共有システムには、「対話」、「日報」、「申し送り」、「底上げ」、「たばこ部屋」の五つの形態があります。前々回は、教師と生徒のやりとりを例に、「対話」について説明しました。今回は、より実際の業務で使うことの多い「日報」と「申し送り」について解説します。

ブログを使って「報告」、「連絡」、「相談」

「日報」は、店舗をはじめとする業務の現場から、それを管理する本部や本社への「報告」。「申し送り」は、現場において次に担当する人への「連絡」と位置付けられます。内容が「相談」になることもあるでしょう。ブログを利用すれば、従来であれば業務時間終了後に筆記していた、または、専用の業務アプリケーションを使って管理していた「日報」や「申し送り」の情報を、簡単に短時間で効率よく管理することができます。

経営者の立場からすると、その日に起こったことを記録し、次に役立てることは必須の業務と言えます。ただ、教育を施した正社員ならともかく、アルバイトなどの従業員すべてに定型の報告書の作成やコンピュータを使った入力を期待するのは難しいでしょう。また報告書が作成できたとしても、それを本部と支店、店舗とで共有するのは、非常に手間のかかる作業となります。

そのような環境において「報告」、「連絡」、「相談」をなるべく簡単に効率よく行うためには、

  • 思いついたことをフリーテキストで簡単に書ける(例 ケータイメールでも書ける)
  • 入力フィールドをなるべく少なくする
  • 2度手間をなくし、1回で完了する

ということが技術的に必要となります。ブログは、こららの点において、要件を満たしていると言えるでしょう。

「報告」も「連絡」も「相談」も、その時々に思いついたことを簡潔にまとめて情報として記録する点では同じです。ブログに1回入力した事項は、本社に対しては日報としての意味を持ち、現場においては申し送りとして機能します。結果として、現場で起こっていることを的確にとらえ、それらの情報を共有することが可能になります。

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