ビジネス文書に才能は不要、余計なことは書かない

2007年9月13日

（ロブ＠大月＝フリーライター）

（前回記事はこちら）

　前回に引き続き、『「わかりやすい文章」の技術』（講談社ブルーバックス）の著者、藤沢晃治さんに、分かりやすいビジネス文書の書き方を伝授してもらう。

余計なことは書かない

この3つのほかにも、いくつものコツがあります。そのうちの幾つかも紹介しましょう。

まず、余計なことは書かない、です。主要段落や主題文は、文章のなかで相手に伝えたいコアの内容。それ以外の段落や文は主要段落を支援する働きをします。

分かりやすい文章をつくるためには、主要段落もしくは主題文と、支援段落もしくは支援文だけで文章を構成しましょう。それ以外の無駄な文章を含まないようにすることです。

趣旨と無関係な段落や文は、音楽の中のノイズと同じです。趣旨を読み取る邪魔になるので、できるだけ不必要な情報は書かないようにします。

無駄を削ってスリムな文章にするためには、重複語、修飾語、接続詞、語尾などの不要な語を可能な限り削ることです

不要な語とは、文に新しい意味を追加していない語です。無駄な文字スペースを取っているだけの存在ですね。「普段の平熱」、「補足説明を追加する」など、同じ意味を繰り返している語は、典型的な不要語です。「平熱」、「補足説明する」で十分に意味が通じます。

曖昧さをなくすための強力な手段は、形容詞や副詞を避け、具体的な記述をすることです。例えば数字を書くことで曖昧さが消えます。人数などは、「なるべく参加してください」よりも、「最低3人以上参加してください」と書いた方が、具体的で分かりやすい表現になりますね。

「いろいろ」、「厳しい」などの形容詞も、具体例を挙げることで曖昧さが消えます。「いろいろな色の花」よりも、「赤と青の花」の方が分かりやすいでしょう。

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