ビジネス文書に才能は不要 3つのルールを守れば必ず伝わる

2007年9月6日

（ロブ＠大月＝フリーライター）

　文章術に関する本が非常にたくさん出ている。しかし、分かりやすく、自分の文章にすぐに生かせるテクニックを書いた本は少ない。

　そんななか、日本テレビの『世界一受けたい授業』に出演したこともある、藤沢晃治さんの『「わかりやすい文章」の技術』（講談社ブルーバックス）は、タイトル通りに非常に分かりやすく、著者にも学ぶべき点が多くあった。藤沢氏に、分かりやすいビジネス文書の書き方を伝授してもらった。

日本人は自己表現が下手

日本人は、自分の言いたいことを表現する際に、ついつい手を抜きがちです。話をしている相手も、「同じ考えを共有しているはず」という前提に立つ人が多いからでしょう。多様な人種が混在しているアメリカなど違うところですね。

日本には、「自分の主張をしてはいけない」という暗黙の了解もあります。例えば日本人は、「空気が読めない」ということをよく問題にします。その場の雰囲気から事情を読んで周囲に合わせろ、ということですよね。これも、自分の言いたいことを伝える努力を、ついつい怠る要因になっていると思います。

英文テクニカル・ライティングの技術が、日本語の文にも応用できる

文章の書き方について、お話しましょう。日本の学校教育は、自分の考えや情報を、正確に効率よく相手に伝えるためのテクニックを取り扱いません。皆さんが使った教科書に載っていたのは、小説やエッセイなど、情緒を優先させる題材ばかりだったのではないでしょうか。

いっぽう欧米圏では、自分の意見や情報を正確に他人に伝えるための、テクニカル・ライティングの体系が確立しています。私は、工業英検1級取得を目指す勉強の過程で、英文テクニカル・ライティングの考え方を知りました。

この技術の95％は、そのまま日本語の文章術にも通用すると確信しました。それ以来、テクニカル・ライティングの体系を基に、分かりやすい文章の書き方について、ずっと考え続けてきました。そして、ビジネス文書を書く基本として次の3つのことを忘れるな、と必ずお話しするようにしています。1つ目は「理解のゴールを先に与えよ」、2つ目は「レイアウトで情報構造を明示せよ」、3つ目は「それぞれの『文』を短くせよ」です。

この3点を守れば、日々の業務の中で作成するビジネス文書を、より分かりやすいものにできるはずです。

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