ダメな文章に共通する3つの問題点に注意

■若手の文章はココがダメ！

1

何を伝えようとしているのかハッキリと分からない

2

「私はこう思う」という書き手の思いだけを書いた言い切りの文章が多い。その理由が分からないため、説得力がない

3

意味が曖昧な言葉を気軽に使いすぎ

■正確に伝わる文章を書く4つのポイント

1 伝えたいことを明確に

依頼文なのか返答なのか、読み手に何を求めるのか、書き始める前に深く考えよう

2 過不足のない構成に

自分の考えを書くだけでは相手に納得してもらえない。提示した事柄に対しての論証を書くべきだ。文書の種類によっては、結論から述べるのではなく、背景分析から始めたり、起承転結の構成にした方がいい場合もある。目的に合わせた構成を

3 理解しやすい表現を選ぶ

文芸作品を書くわけではない。味のある文体を目指すのではなく、理解してもらいやすい表現にする

4 曖昧な言葉を使わない

複数の意味を持つ言葉を不用意に使っては誤解を招く。伝えたいことを的確に表現している単語を選ぶ

■文章チェックの方法

1

書き終えてからしばらく時間を置いて読み直す

2

パソコンの画面上だけでなく、プリントアウトして読む

3

上司や先輩に読んでもらう

　IBMビジネスコンサルティングサービスの岩上昌夫さんは、パートナーという立場上、社内外の多種多様な書類を見る。ダメなビジネス文章を読まされることもある。最近感じるのは、伝えたいことが明確になっていない文章を書く人の増加だという。

　「パソコンで文書を作るようになってから、手書きの時代に比べて文章を書くためのコスト（時間・労力）がかからなくなりました。簡単に書けて簡単に修正できるため、丁寧に考えていない文章が増えたように思います」「とりあえず書こう」「後で直せばいい」と考えるのは、書き始めるハードルを下げるにはいいかもしれない。しかし、それが行き過ぎると、自分がその文章で読み手に何を伝えたいのかを深く考えなくなってしまう。

　岩上さんによれば、文章の良し悪しは、「趣旨が明確か」「構成が整っているか」という2点で8割方が決まる。つまり書き始める前に「手抜き」があると、文章のレベルが明らかに低下するのである。

　伝える内容がはっきりしても、構成が整っていなければ相手の理解度は低くなる。相手を納得させるには、必要な要素を過不足なく盛り込むことが欠かせない。 「自分が提示した事柄に対しての論証がない書類をよく見ます。これでは自分の考えをむやみに押しつけているだけの文章になりかねません」

　次に大切なのが、一つひとつの文章表現だ。例えば、主語や目的語がない文章は正しく理解されない。書いた本人はそれらが自分の頭の中に入っているので、省略しても気にならない。しかし文章は他者に読ませるものだ。初めて読む人が理解できるように書かなければならない。書き手はまず、「分かるだろう」という先入観を捨てるべきである。

　「文書とは非対面かつ非同期のコミュニケーション手段です。自分が書いて相手に送った文章は、時差をもって読まれ、付加的な説明をする機会があまりない。その点を認識することが必要なのです」