【特別編2】「ポスト・イット」「カラーラベル」を使った情報整理

　たくさんのメモを手帳に所狭しと書き並べているビジネスパーソンを見ると、いかにも仕事ができそうに見える。だが、何でもかんでも書き込んでしまうと、大切なメモがどうでもいいメモに埋もれてしまうことがある。見直す時にも時間がかかってイヤになった人も少なくないだろう。これでは、本当に必要な情報が整理されているとはいえない。

4色のポスト・イットの基本的な使い方をマスターする

　この問題を解決するには、ポスト・イットを使うのが一番だ。例えばスケジュールが確定していない場合は、いったんポスト・イットに書いて手帳の該当する場所に貼る。確定してから手帳に書き込み、ポスト・イットを剥がして捨ててしまえばいい。

（写真1）手帳カバーの内側に何枚も貼りつけておく

　ポスト・イットに用件を書く時には、1枚に1件ずつにする。私は「ポスト・イット スリム見出し（ミニ）」（住友スリーエム）を愛用している。サイズは25mm×7.5mmと小さいが、大きなポスト・イットでは手帳に書き込んだほかのメモを隠してしまうことが多いので、このサイズで簡潔にメモするようになった。いつでもどこでもポスト・イットが使えるように、手帳カバーの内側に何枚も貼りつけて備えている（写真1）。

　色の使い分けのルールは、「青が重要」「赤（ピンク）が注意」「黄が普通」「緑が簡単（資料のチェックなどスキマ時間でやれる仕事）」。青と赤のポスト・イットを使う場合、「このメモは特に大切！」と思う時だけに絞るのがポイントなのは、多機能ペンを使う時と同じだ。

　例えば、期日までに絶対に確認しておかなければならない事項があったら、忘れないように赤いポスト･イットに記入し、スケジュールのページの該当する期日に貼っておく。