【24】ビジネスパーソンのためのPDF活用術（2）〜ドキュメントスキャナーで書類を整理〜

　ビジネスの現場では書類の電子化が積極的に進められていますが、現状では、今でも紙の資料が多く使われています。会議やプレゼン、研修などの場では紙の資料が配られ、展示会やセミナーなどの催事ではパンフレットやカタログなどが配布されています。

　ですが、これらの資料をすべて保管するのは不可能です。捨てるに捨てられない重要な書類や定期的に使う書類だけでも保管場所に困ったりします。ではどうするか。

　そんな時にお薦めしたいのが、ドキュメントスキャナーです。ドキュメントスキャナーとは、紙の書類を読み取り、電子化（データ化）してパソコンに保存する機器です。紙の書類は、汎用的に使えるPDFファイルに変換できるので、1度取り込んでしまえば閲覧や配布も難しくありません。

　そこで今回は、PFUの「ScanSnap S510」（実勢価格4万7800円）というドキュメントスキャナーを紹介します。

机上に置ける省スペース設計

　規模の大きなオフィスでは、コピー機にスキャン機能がついた複合プリンターが設置されていることがあります。この複合プリンターを使っても、紙の書類をデータ化することができますが、頻繁に利用するには、そのたびに席を立つ必要もあってやや不向きです。

　身の回りの紙の書類をいつでも手軽にパソコンに取り込みたいなら、机の上における小型のドキュメントスキャナーが便利です。

　今回紹介する「ScanSnap S510」は、長年ドキュメントスキャナーの開発に取り組んできたPFUの最新モデルです。最大の特徴は、机上に置いても邪魔にならない省スペースな設計。横幅28.4センチ、奥行き15.7センチのスペースがあれば設置が可能です。

　使う時は上下のカバーを開けるだけ。カバーを開ければ、スキャナー本体の電源が自動的に入って、USBケーブルで接続したパソコン側の準備も完了します。

　読み取り可能な用紙サイズは、名刺、ハガキ、およびA6からA3まで（B4以上は後述するA3キャリアシートを使用）。カラーで取り込むのはもちろん、紙の両面を1度のスキャンで読み取ることができます。

　サイズを自動で検出する機能を備えているので、サイズの異なる原稿が混在する場合でも、一括でスキャンができます。紙の書類を束ねてセットし、本体のスキャンボタンを押すだけで、紙の書類をデータ化してパソコンに取り込めます。

　カラー150dpi、白黒300dpi相当の「標準モード・ノーマル」設定の場合、最高で1分間に18枚の取り込みが可能です。このスキャナーには、高機能なPDF作成／編集ソフトの「Acrobat 8 Standard」が付属しているため、取り込んだPDFファイルをフル活用することも可能です。