明日は我が身？
メールに依存して失敗した人たち

　前回は、メールをすばやく認識して処理するための工夫についてお話しました。今回は、メールに依存しすぎて失敗してしまった事例をご紹介しながら、メールをビジネスに上手く活用するためのコツをお話しします。

メールに依存しすぎた失敗例

　メールはメリットだけを見れば、「無料ですぐに送れる手軽なコミュニケーションツール」と思われがちです。しかし、そこに落とし穴があるのをご存知ですか？ 次に挙げるのが、メールのデメリットを意識しないまま、安易に送信してしまったために評判を下げた、失敗してしまったという事例です。

【事例1】急なキャンセルをメールで連絡

　『出勤直後の9時。打ち合わせのダブルブッキングがあることに気が付いたAさんは、11時からの約束をキャンセルするため、急いで相手先B社にメールを送りました。しかし、11時を過ぎた頃、B社から「約束の時間に来られないのでどうかされましたか？」と電話がかかってきました。Aさんは普通に「メールでご連絡しましたけど…」と答えたそうです。実は、B社では9時から約束の11時まで会議があり、Aさんが送ったメールは読まれていなかったのです。』

　さて、この場合、どうするべきだったか。もうお分かりですよね。当然、メールではなく電話が連絡の手段として適しています。Aさんのように「メールを送ったから自分は伝えた」そう思い込んでいる方が非常に多いのです。取引先との約束だけでなく、人との待ち合わせや集合に遅れそうな時、あなたは安易にメールだけで済ませていませんか？

　「伝える」と「伝わる」は全然違います。メールを送るというのは「伝える行為」ですが、伝わるかどうかは相手が送ったメールを開封して読まないと分かりません。緊急度が高いものは、必ず電話で伝えるようにするべきです。メールの使い方を間違えば、あなたのビジネススキルを問われることにもなります。