あなたの文章が機能しないワケ

書く技術よりも、考えをまとめる技術

　書く技術と題してありますが、文章技巧の話は出てきません。文法や句読点の打ち方、指示語の使い方などを解説しても、あまり意味がないと思うからです。ビジネスパーソンにとって美しい文章は必要ありません。最低限の情報を伝えられることができる「機能的な文章」が必要なのです。

　文章が機能するには6つの要素が必要です。

　この中でも（3）と（4）が揃っていれば、だいたいの場面で伝わるはずです。街角にある道路標識や看板などはこの例と言えます。また、伝言メモも以上の要素を満たしていないと通じないはずです。

　例えば、

　Aだと（3）だけしか語っていません。しかも、Aのメモだと電話をとった本人に、「佐伯工業の誰からの電話だったか？」と聞き返さなければいけません。「機能していない」文章といえます。Bは（3）と（4）はもちろん、（1）も入っています。この文章だと詳しい内容は分かりませんが、次へのアクションにつながります。これくらいシンプルな方が電話を取り次いでもらった相手には親切です。